最近、SOFT SKILLSという本を読んでいて、ポモドーロテクニックという時間管理術を知りました。
こちらの本にはソフトウェアエンジニアとして生きる上で役立つ内容が豊富に書かれているので非常におススメです。
まだ、私は半分ほどしか読めていないのですが、ポモドーロテクニックという時間管理術が紹介されており、非常に役立ちそうだと思いました。
さっそく、仕事をする際に1週間試してみたところ、非常に良いものだと感じたので内容をシェアします。
この記事も、ポモドーロテクニックを使って書いていきます！
ポモドーロテクニックとは
ポモドーロテクニックとは、一般的には
25分の作業と5分の休憩を1セットとして作業を進める時間管理術です。
この1セットのことを1ポモドーロと呼んでいます。
この時間管理術を発明した、イタリア人のフランチェスコさんがトマト型のキッチンタイマーを使って時間管理していたことから、この名前がついています。
とても愛らしい名前ですね。
ただひたすらポモドーロを繰り返し続けるのではなく、4ポモドーロ繰り返したら
長めの休憩(15~30分)を取るというのが一般的なやり方です。
ポイントは25分は集中を切らさないようにするということです。
具体的なやり方
基本的には25分と5分のタイマーをセットして作業と休憩を繰り返すだけなのですが、
私がこの1週間でやってみたやり方を記載します。
実行するタスクを決める
あらかじめ、やるべき内容を箇条書きにします。
これは私が社会人生活を始めてから8年ほどずっとやっていることなのですが、
毎日必ずルーティンタスクも含めてOneNoteのチェックボックス付きでタスクを記載しています。
私の場合、タスクを大分類するために表にして、その中にタスクを箇条書きしています。
分類項目は概ね次の3つになります。
- 毎日やるルーティンタスク
- 1週間以内に終わらせるべきタスク
- 1週間より長い時間がかかるタスク(今すぐやらなくてよいタスク)
因みに、このようなタスク分類はブライアン・トレーシー氏の本に影響を受けてやるようになったと思います。
かなり前に英文で読んだのですが、本の中では、もう少し詳細に緊急度と重要度の象限でタスクを4分類させていたと思います。
私は、そういったことも試したのですが、今の3分類に落ち着いています。
また、2.の分類に入る1週間間以内にやるタスクの中で
「今日中にやるべきタスク」には★マークを付けています。
なので、結果的には4分類にはなります。
実際の私のタスクの表は次のような形になっています。
| 分類 | 結果(メモ) | |
| 毎日やること | □メールチェック □Slackチャット確認 □Teamsチャット確認 □勤怠入力 | |
| 1週間以内にやること | □Aチケット対応 □Bチケット対応 □★B1機能の実装 □★B1のテストコード実装 □Cのレビュー | |
| 1週間以上かかること (今すぐやらなくてもいいこと) | □Dのデモ内容検討 □e-learningの受講 |
表の1行ごとにタスクを記載して、列として期限の列を設けて、各タスクの内容を記載していた時代もあるのですが、多忙を極める中でそういった内容はタスクチケットのシステムに任せることにして自分のタスク管理としては書かないことにしました。
なので、結果の列も設けてはいるものの書かないことの方が多く、一応メモできるように残しています。
1週間でやるべきことを決めているので、1週間の中でなんとかやりくりはできるかなと思います。
日によっては気分が乗らない日もあるなかで、もっと集中できる方法があるのではないかと感じていました。
やるべきことを25分の中でひたすら取り組む
まずは、25分のタイマーをセットして、表の中からやるべきことを選んで取り組みました。
私はスマートフォンのアプリ、Focus To-Doを使ってタイマーをセットしています。
25分の作業や休憩の長さ任意に設定可能です。
まずは標準的な長さで様子を見るのがいいと思います。
そんな時でも基本的には次の25分に備えて一旦、休憩することを心がけました。
特に長めの休憩というのが15分だと長すぎて、お昼休憩にまとめたい感じはあるので、
5分は休憩することにして基本的には休憩をとることを大切にしました。
私の場合は15分の休憩はさすがに長いと感じたので10分に設定しています。
やること/やったことを記載する
タイマーを開始して作業を始める前に上記の表の下に箇条書きでやることを番号付きで記載していくことにしました。
番号はポモドーロの数と一致するようにします。
例えば次のような感じです。
- メールチェック、チャット返信✅
- メール返信✅
- Ｂ1の実装✅
- Ｂ1の実装、Ｃのコード修正✅
- B1テストコードの実装✅
- B1テストコード修正
これは5ポモドーロ目まで終わって、6ポモドーロ目を始める時の状態です。
ポモドーロが始める前にやることを記載しておきます。
もし、ポモドーロ終了時にやったことが追加であれば記載します。
25分の作業を終えたら✅をつけていきます。
まだ一週間しか試せていないのですが、これまでよりもタスクにかかった時間の把握や、
1日の中でどれだけのタスクをこなせたのかが見えるようになりました。
例えば、意外とルーティンタスクに50分もかかっているということが分かってきました。
メールやチャットの返信の中にはコードレビューの依頼や仕様決めの議論などの比較的重要なものから何かの宣伝やただＣＣされていたり機械的に送られてくるどうでもよいものまで多様ではあります。
しかし、やはりそういった雑多なものの処理として50分は必要なのだなというのが1つの気づきでありました。
ポモドーロテクニックの何が良いのか？
ここまで、私のポモドーロテクニックのやり方と適宜感想を書いてきました。
ポモドーロテクニックの何が良いのかをまとめると次の3点だと思います。
- 継続的に集中できる
- 作業の見積もりができるようになる
- 達成感が得られる
25分という時間が絶妙
私は集中力を高めるために、「何か焦った感覚が必要だ！」と思って「タイマーをセットする」ということ自体はポモドーロテクニックを知る前に結構やっていました。
しかし、私がセットしていた時間は1時間や2時間のレベルでした。
1時間以上のタイマーをセットすると25分に比べて、ルールを壊しやすいと感じました。
ポモドーロテクニックの注意点として、次のようなことが語られています。
25分集中して作業する際、基本的には一切メールやチャットには答えない。
これが1時間や2時間というレベルでやると、結構難しいです。
やれないことはなく、ポモドーロ間の休憩を短くして飛ばすとこのような状態にはなります。
しかし、どうしても1時間以上経つと他の事が気になってしまいます。
つまり、疲れてきているか、集中力が落ちているといえます。
なので、25分にするとそういった集中を阻害する要素を排除できます。
実際にやってみるととても実感します。
25分の場合、
何か今やっているタスクと違うことをやりたくなったり、休憩したいという思いが芽生えても、タイマーを確認して、あと～分頑張ろう！
という気持ちになれます。
あんまり休憩時間を能動的に作業することってないですよね？
おそらく、昼休憩くらいでしょうか。
それ以外は、「疲れたな」と感じたら休むという感じだと思います。
しかし、この25分ごとに休憩を入れることでメリハリがついて、
ダラダラと集中力を切らして作業が進まないということを起こさずにすみます。
最近、私はマラソンを始めましたが、
序盤でペースを上げ過ぎても後半バテテ、脚が止まってしまいます。
適度に波を付けるか、一定の余裕のあるペースでも疲れ切らずに決めた距離を走りきることが大事だなということをよく実感しました。
作業の見積もりと作業能力を把握できる
「こういうタスクをこなす場合は、自分の場合ポモドーロ何個分かかるんだな」
ということが分かると次のとあるタスクに対してどれくらいポモドーロを割けばこなせるのかという見積もり精度が上がります。
ただ、ソフトウェアの実装の見積もりは困難であるということが根底にはあるはずです。
自分の能力に寄らず、想定外のバグに苦しめられたり、想定よりも作業が多かったということはよくあるはずです。
作業見積もりに関しては、次の本が参考になります。マイクロソフトでエンジニアをされている牛尾氏がマイクロソフトでどのように作業計画が実行されているかについて言及されています。
さきほど、私が書いたような「ルーティンタスクに意外と時間がかかっていた」というようなことが把握できたりすると次回の作業計画に反映して改善はできるので非常に有益ではあります。
ただ、ポモドーロテクニックにより得られる重要なメリットは自分の作業能力の把握だと思います。
例えば、タスクベースで今日私は何個のタスクができたかという作業能力の把握をしようとすると、そのタスクの内容次第で作業能力は大きくぶれることになります。
例えば、今なかなか尻尾がつかめないバグに苦しんでいるとします。
大抵は、「あ～1日もかかってしまった。。」と落ち込んでしまうのではないでしょうか。
これをポモドーロを使った場合、例えば16ポモドーロで解決できたとしたら、1日に16ポモドーロできる能力があるということが把握できます。
それと同時に16ポモドーロ分の作業をこなせたという達成感が得られます。
これは単に悲しい気持ちにならずに達成感を感情的に感じるようにするトリックではなく、
実際にそれだけのエネルギーを注いだわけですから、
仮に1日でバグが解消しなかったとしても
自信を持って16ポモドーロの作業ができたと評価してよいはずです。
一般的に何ポモドーロこなせるものなのか
私の場合は会議が1日に1時間くらいの日だと1日に17ポモドーロはできることが分かりました。
多分、かなり優秀なのではないかと思いますが、会議が少ない日だからかもしれません。
SOFT SKILLSの著者は最初は1日6ポモドーロこなすのも大変と語っていて、一日9ポモドーロはこなすようにしているようです。
また、週に80ポモドーロもできる場合、精神衛生を心配するレベルだと書かれていました。
アンリ・ポアンカレという数学や物理学で重要な基本原理を確立した技術者でも一日4時間しか仕事をしなかったそうです。
また、本の中では「週に50ポモドーロをこなす」というようにこなすポモドーロの目標を立てると、毎週確実に前進しているという実感が得られるようです。
私は、今のところはポモドーロ数は会議などの外部要因に影響を受けそうなので、まずは目標を設定せずに実践しています。
休憩は何をすべきか
私は休憩にはコーヒーを入れたり、トイレに行くようにするなどしてできるだけ、席から離れて気分が転換されるようにしています。
目薬をさしてただ上を見るという時もあります。
ただ、実践してみると、「集中力がせっかく高まっているのに休憩しないといけないのか。。」
と感じてしまうことが少なくありませんでした。
そんな時は、5分のタイマーをスキップしてしまうか、少しだけ長めに作業して休憩に入るようにしています。
まとめ
仕事の集中力を高めて、安心感を持ちながら作業を進められるテクニックとして
ポモドーロテクニックを実践した上で紹介させていただきました。
タイマーさえあれば始められるので、ぜひ試してみて頂ければと思います。
私も続けていって何か新しい発見があればシェアしたいと思います。
以上、最後までお読みいただきありがとうございました。
(この記事は5ポモドーロ目で「まとめ」まで書けました。
ほとんど休憩はスキップしてしまいましたが、1日にどれだけの作業を計画しているかによって柔軟に休憩時間は調整するのがいいかもしれません。)
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